作為公司年會的策劃者，怎樣策劃一場精彩的年會讓公司領導滿意，同時也讓公司員工滿意。其實沒那么復雜，一場精彩的年會策劃，只需要抓住三個重要的關鍵因素。

一、前期策劃階段

      1、確定年會人員構成，參會人數

      2、根據人數尋找適合的場地，如果員工自行前往，要考慮公共交通便利性。

      3、會議場地在年底都比較緊俏，要提前預定，場地費和餐飲費占年會支出大頭，一定要選擇性價比高的會場，并提前預定。

      4、預定完場地后，選擇一家活動公司勘察場地，根據現場情況提出會場布置方案。并根據實際需求列出所需物料清單和報價。

      5、成立年會籌備小組，由專人負責年會相關事宜。籌備小組根據各項費用做出年會預算。

           預算大致包括：

a)     酒店費用：場地費用、餐飲費；

b)     活動公司費用：燈光、音響、LED大屏、簽到背板等；

c)     頒獎典禮所需費用：公司為表彰優秀員工、優秀團隊所設的各項獎勵，無論是現金還是榮譽，這部分費用要考慮進去。

d)     其他費用：各單位、各部門年會節目所需服裝道具費用、教練費用等。

           以上費用總和為年會預算，公司決策層根據預算進行調整，最終行成一整套年會方案。

二、中期籌備落實階段

      第一階段完成后，年會方案基本形成，需要進一步籌備和落實，這一階段由籌備小組來完成。

      1、集團層面成立籌備小組，并由籌備小組自上而下建立年會籌備委員會，落實到各分公司由專人負責。

      2、召集各分公司總經理召開集團動員大會，提高各分公司對集團年會的重視程度，要求全力配合籌備小組的工作，并分配工作任務。

      3、由籌備小組編寫年會通知（倡議書），以郵件形式發給集團所有員工，內容包括年會時間、地點、各項要求、各部門節目報送要求等。

      4、籌備小組完成以下幾項工作：

1)     年會流程細化

2)     確認合適的主持人，編寫串詞

3)     年度優秀個人、團隊評選

4)     年會場地落實，餐飲菜單確認等

5)     年會場地布置物料細化、落實

6)     完成各分公司、各部門上報節目審核、并對需要服裝道具的節目給予費用報銷支持。

7)     公司頒獎典禮策劃。根據所設獎項進行獎杯制作，獎品購置以及頒獎環節流程安排。

三、年會現場管控階段

      如果順利的完成了上面兩個階段的工作，那么現場執行階段就會容易的多。年會開始前要進行詳細的工作安排，把每一項工作落實到人，重要的崗位要安排多人來負責。

      現場執行大致分為以下幾個重要環節：

1.     場地布置：由活動公司和場地出租方共同完成，活動公司負責音視頻設備安裝、會場布置，場地出租方完成座椅擺放。

2.     活動彩排：活動開始前一天完成彩排工作。包括主持人串詞、節目彩排，收集所有節目的伴奏音樂、背景音樂，活動公司配合完成。

3.     物料準備：年會所有物料全面檢查，不能有遺漏。

4.     簽到環節：專門的簽到區域，控制好人流、并引領到會場

5.     入場環節：入場后每個員工要能找到自己的座位，在座位或者圓桌上做上人名標識

6.     活動現場：由專人進行現場管控，并分成幾個小組：視頻組、音頻組、燈光組、催場人員、道具組、餐飲組。每個組由現場導演統一調配指揮。

 

本文作者：祺祥會展
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